[ANL SHARING 27] – MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
25 tháng 9 2024
SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
1. Khái quát
(a) Vai trò của người soạn thảo hợp đồng:
(i) Ghi nhận chính xác ý định, thoả thuận của các bên khi đàm phán hợp đồng.
(ii) Bảo đảm điều khoản hợp đồng đúng quy định pháp luật về nội dung và hình thức.
(iii) Bảo vệ lợi ích của các bên (thường là bên người soạn thảo cần bảo vệ lợi ích).
(iv) Hướng dẫn thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất.
(v) Dự liệu rủi ro có thể xảy ra và hướng xử lý.
(b) Cách ghi nhận một giao dịch vào hợp đồng
(i) Cách 1: Xác định bản chất hợp đồng, loại hợp đồng và đối tượng của hợp đồng, tư đó xác định văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh, những điều khoản cơ bản/nội dung cần phải có trong hợp đồng.
(ii) Cách 2 (hợp đồng phức tạp hoặc chưa từng gặp): Cần tham chiếu ý kiến các bên liên quan, hiểu rõ mong muốn và yêu cầu đối với từng giai đoạn của hợp đồng.
(c) Cấu trúc của hợp đồng
Tham khảo cấu trúc cơ bản của một hợp đồng mua bán hàng hóa như dưới đây. Tuy nhiên cần lưu ý tuỳ theo từng loại hợp đồng mà có thể phát sinh thêm các điều khoản khác.
| # | Phần | Nội dung |
| 1 |
Mở đầu.
|
Ngày, tháng, năm; địa điểm |
| Thông tin chủ thể của hợp đồng | ||
| Bối cảnh của hợp đồng | ||
| Câu dẫn vào phần nội dung | ||
| 2 |
Cấu trúc giao dịch |
Đối tượng của hợp đồng |
| Giá và thanh toán | ||
| Giao hàng | ||
| Bảo hành | ||
| 3 |
Khả năng viết mã và học thuật nâng cao |
Quyền và nghĩa vụ các bên |
| Cam đoan và bảo đảm | ||
| 4 |
Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục |
Các sự kiện được xem là vi phạm hợp đồng |
| Biện pháp khắc phục | ||
| 5 |
Các thoả thuận chung |
Thông báo |
| Bảo mật | ||
| Phân bổ rủi ro | ||
| Giải quyết tranh chấp | ||
| Các nội dung khác |
(d) Các bước soạn thảo hợp đồng
(i) Giai đoạn chuẩn bị
• Hiểu giao dịch, điều khoản thương mại, điều khoản pháp lý mà các bên đã thỏa thuận được
• Biết rõ khách hàng của mình và quyền lợi của khách mà mình cần bảo vệ
• Làm rõ với khách hàng về các yêu cầu đặc biệt, các quan ngại/lo lắng của khách hàng khi tham gia vào giao dịch,mức độ chi tiết, văn phong, giới hạn…
• Nắm rõ sơ đồ giao dịch và các mốc thời gian quan trọng
(ii) Giai đoạn soạn thảo
– Đối với trường hợp soạn thảo từ đầu:
• Suy nghĩ và chuẩn bị cấu trúc cơ bản của hợp đồng
• Cân nhắc tính logic của cấu trúc, cấu trúc phải phản ánh được trình tự mong muốn của giao dịch và các mốc thời gian quan trọng
• Liệt kê các điều khoản cơ bản của hợp đồng
• Tìm hiểu về thông lệ thị trường liên quan đến hợp đồng cần soạn thảo
– Đối với trường hợp soạn thảo dựa trên mẫu có sẵn:
• Tham khảo nhiều tiền lệ và mẫu hợp đồng nhưng không áp dụng mù quáng
• Lưu ý cơ cấu, tính logic, thuật ngữ, phong cách soạn thảo để phù hợp với giao dịch
(iii) Giai đoạn kiểm tra
• Đọc lại ít nhất hai lần trước khi gửi bản dự thảo hợp đồng cho khách hàng
• Kiểm tra tính thống nhất khi sử dụng thuật ngữ và từ/cụm từ được định nghĩa
• Cách viết có rõ ràng không? Có dễ gây hiểu lầm không? Nhờ trợ giúp từ fresh minds
• Đánh số, đề ngày cho mỗi bản dự thảo để tiện cho việc theo dõi và cập nhật/sửa đổi theo ý kiến của khách hàng.
2. Phần mở đầu của hợp đồng
2.1. Ngày, tháng, năm và địa điểm
(a) Điều 401.1 BLDS2015: “Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác”
(b) Nếu các bên không có thoả thuận về điều kiện phát sinh hiệu lực của hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành không có quy định khác, ngày ghi ở câu mở đầu có thể là ngày có hiệu lực của hợp đồng.
2.2. Thông tin chủ thể của hợp đồng
(a) Cá nhân: Tên, CCCD (số, ngày cấp (ngày hết hạn), nơi cấp)
(b) Tổ chức: Tên, MSDN/MST, địa chỉ, đại diện – chức danh, văn bản uỷ quyền (optional)
(c) Lưu ý:
(i) Đại diện theo pháp luật: Kiểm tra Điều lệ (VD., cần chấp thuận của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên…)
(ii) Đại diện theo uỷ quyền: kiểm tra văn bản uỷ quyền (phạm vi uỷ quyền: loại giao dịch, hạn mức giao dịch, v.v.)
2.3. Bối cảnh của hợp đồng
Phần mô tả hoàn cảnh hợp đồng được ký kết hoặc ý định của các bên mong muốn thực hiện hoặc đạt được khi ký kết hợp đồng.
(a) Không nên lạm dụng phần bối cảnh cho các giao dịch đơn giản.
(b) Nên soạn bối cảnh cho cấu trúc giao dịch phức tạp, trong đó bao gồm nhiều giao dịch nhỏ hoặc hợp đồng phải được thực hiện trong thời gian tương đối dài.
2.4. Câu dẫn vào hợp đồng
(a) Có ý nghĩa kết nối phần mở đầu với phần tiếp theo của hợp đồng.
(b) Thông thường câu dẫn có dạng như: “Vì vậy, nay, các bên đồng ý ký kết hợp đồng với các điều khoản và điều kiện như sau:…”
2.5. Lưu ý khác
(a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ không phải nội dung bắt buộc, không ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng.
(b) Số của hợp đồng cũng không phải nội dung bắt buộc nhưng có ý nghĩa về khía cạnh quản lý, thực thi và lưu trữ đối với các bên ký kết.
3. Cấu trúc giao dịch của hợp đồng (hợp đồng mua bán hàng hóa)
3.1. Đối tượng của hợp đồng
(a) Người soạn thảo hợp đồng cần mô tả chi tiết, chính xác đối tượng của hợp đồng, thường có 02 cách:
(i) Cách 1: Mô tả trực tiếp loại hàng hoá tại điều khoản về đối tượng hợp đồng trong hợp đồng
(ii) Cách 2: Chỉ ghi tên loại hàng hoá, thông tin chi tiết sẽ quy định tại Phụ lục hợp đồng.
(b) Mô tả hàng hoá có thể gồm:
(i) Mô tả đặc tính vật lý
(ii) Mô tả đặc tính hoá, sinh
(iii) Mô tả kết hợp đặc tính vật lý và đặc tính hoá, sinh
(iv) Mô tả đặc tính kỹ thuật
(v) Mô tả kết hợp vật mẫu hoặc hình ảnh
(vi) Mô tả bằng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành
3.2. Giá và thanh toán
| Chi tiết | Lưu ý | ||
| Giá | • Giá thoả thuận là giá cố định hay có thể điều chỉnh • Dự liệu các tình huống dẫn đến thay đổi giá • Đã bao gồm thuế GTGT và các chi phí khác chưa |
Cần có liên kết giữa điều khoản về giá và đối tượng của hợp đồng: • Giá và các chi phí liên quan: Chi phí bốc dỡ, vận chuyển, lưu kho bãi, etc. • Giá và chất lượng hàng hoá |
|
| Thanh toán |
• Số tiền thanh toán • Chủ thể thanh toán • Thời hạn thanh toán • Phương thức thanh toán (một hoặc nhiều lần) • Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt) |
• Các vấn đề bảo lãnh liên quan đến thanh toán (Bên BL (thường là TCTD) thực hiện nghĩa vụ với bên còn lại);
• Chậm thanh toán: Điều 306 LTM2005, Điều 11 Nghị quyết 01/2019/NQ-hợp đồngTP |
3.3 Điều khoản giao hàng
| # | Chi tiết | Lưu ý |
| Nội dung cơ bản |
Nghĩa vụ giao hàng.
|
Điều 34.1 LTM2005
Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa 1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng |
| Thời điểm/thời hạn giao hàng | Điều 37 LTM2005
Điều 37. Thời hạn giao hàng
|
|
| Địa điểm giao hàng | Theo thoả thuận của các bên, nếu không có thoả thuận thì xác định theo quy định pháp luật (Điều 35.2 LTM2005). | |
| Chi phí giao hàng | Cần thoả thuận nếu giá chưa bao gồm chi phí giao hàng | |
| Nội dung mở rộng |
Chứng từ kèm theo hàng hoá (Điều 42 LTM2005) |
|
| Hướng dẫn giao hàng |
|
|
| Thông báo trước khi giao hàng | (Không phải nội dung bắt buộc trong hợp đồng)
|
|
| Kiểm tra hàng hoá |
|
|
| Vấn đề liên quan đến nhận hàng |
|
|
| 3 |
Khả năng viết mã và học thuật nâng cao |
Quyền và nghĩa vụ các bên |
| Cam đoan và bảo đảm | ||
| 4 |
Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục |
Các sự kiện được xem là vi phạm hợp đồng |
| Biện pháp khắc phục | ||
| 5 |
Các thoả thuận chung |
Thông báo |
| Bảo mật | ||
| Phân bổ rủi ro | ||
| Giải quyết tranh chấp | ||
| Các nội dung khác |
3.4 Bảo hành hàng hoá
(a) Cần thoả thuận rõ trong hợp đồng các vấn đề liên quan đến bảo hành như:
-
- Loại hàng hoá thuộc diện bảo hành
- Những lỗi nào sẽ được bảo hành
- Thời gian bảo hành
- Thời điểm phát sinh việc bảo hành hàng hoá
(b) Nghĩa vụ bảo hành hàng hoá (Điều 49 LTM2005)
- Trường hợp hàng hoá mua bán có bảo hành thì bên bán phải chịu trách nhiệm bảo hành hàng hoá đó theo nội dung và thời hạn đã thỏa thuận.
- Bên bán phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành trong thời gian ngắn nhất mà hoàn cảnh thực tế cho phép.
- Bên bán phải chịu các chi phí về việc bảo hành, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
4. Thoả thuận thương mại quan trọng khác của hợp đồng
4.1 Cam đoan và bảo đảm; Quyền và nghĩa vụ các bên
| Cam đoan và bảo đảm | Quyền và nghĩa vụ các bên | |
|
Lưu ý: Không nên dùng cụm từ “chịu trách nhiệm” vì có thể gây nhầm lẫn như là chế tài, hậu quả pháp lý bất lợi mà một bên phải gánh chịu. |
|
4.2 Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục
| # | Nội dung | Lưu ý |
| Vi phạm hợp đồng |
|
Cần dự liệu các vi phạm trong hợp đồng nhằm tránh rủi ro cho KH:
|
| Biện pháp khắc phục |
|
Soạn thảo chế tài phù hợp với hành vi vi phạm; Cân bằng lợi ích giữa các bên |
5. Thoả thuận chung
5.1 Thông báo
| Trường hợp gửi thông báo | Xác định thông báo đã được gửi |
|
|
5.2 Bảo mật
- Đối tượng, các thông tin cần bảo mật: có thể là thoả thuận trước khi ký hợp đồng; tất cả thông tin trong hợp đồng.
- Chủ thể bảo mật thông tin: Chủ thể của hợp đồng; chủ thể khác (người lao động, nhân viên công ty, v.v….)
- Thời gian bảo mật thông tin: Thời hạn cụ thể hoặc trong suốt và sau khi hợp đồng chấm dứt/hết hạn.
- Trách nhiệm khi vi phạm điều khoản về bảo mật thông tin: Quy định chế tài nếu vi phạm, gây thiệt hại thì phải BTTH.
- Loại trừ trách nhiệm bảo mật thông tin: Một số trường hợp luật định hoặc theo thoả thuận các bên, bên tiết lộ thông tin được miễn trừ trách nhiệm.
5.3 Phân bổ rủi ro
| # | Nội dung | Lưu ý |
| 1. Sự kiện bất khả kháng |
Xảy ra một cách khách quan sau khi các bên đã giao kết hợp đồng Không thể lường trước được không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép Nguyên nhân dẫn đến vi phạm hợp đồng
|
Người soạn thảo có thể kết hợp phương pháp định nghĩa và phương pháp liệt kê sự kiện bất khả kháng. |
| 2. Hoàn cảnh thay đổi cơ bản | • Điều 420 BLDS2015
1. Hoàn cảnh thay đổi cơ bản khi có đủ các điều kiện sau đây: a) Sự thay đổi hoàn cảnh do nguyên nhân khách quan xảy ra sau khi giao kết hợp đồng; b) Tại thời điểm giao kết hợp đồng, các bên không thể lường trước được về sự thay đổi hoàn cảnh; c) Hoàn cảnh thay đổi lớn đến mức nếu như các bên biết trước thì hợp đồng đã không được giao kết hoặc được giao kết nhưng với nội dung hoàn toàn khác; d) Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng mà không có sự thay đổi nội dung hợp đồng sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên; đ) Bên có lợi ích bị ảnh hưởng đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép, phù hợp với tính chất của hợp đồng mà không thể ngăn chặn, giảm thiểu mức độ ảnh hưởng đến lợi ích. • Hậu quả pháp lý: Bên có lợi ích bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại hợp đồng trong một thời hạn hợp lý. |
Trong quá trình đàm phán sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, Toà àn giải quyết vụ việc, các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng, trừ trường hợp có thoả thuận khác.
|
5.4 Giải quyết tranh chấp
| # | Phương thức | Nội dung |
| 1 | Thương lượng | Phương thức nên được các bên ưu tiên; Hầu hết hợp đồng đều quy định phương thức GQTC bằng thương lượng |
| 2 | Hòa giải | Hoà giải giữa các bên do một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được các bên thỏa thuận chọn làm trung gian hoà giải. |
| 3 | Cơ quan tài phán theo thoả thuận của các bên | Toà án nhân dân:
Tránh quy định cụ thể TAND có thẩm quyền GQTC đối với trường hợp không được lựa chọn theo BLTTDS (Điều 40 BLTTDS2015). Trọng tài thương mại:
Thoả thuận trọng tài cần nêu rõ: Tên của tổ chức trọng tài thương mại; Số lượng trọng tài viên; Ngôn ngữ trọng tài; Địa điểm GQTC |
5.5 Các nội dung khác
- Luật điều chỉnh và ngôn ngữ áp dụng
- Tính độc lập của điều khoản
- Điều khoản chuyển giao hợp đồng
- Sủa đổi hợp đồng
- Từ bỏ quyền
- Số bản của hợp đồng
