ANLEGAL-LOGO-dark
Follow us
  >  tin tức   >  [Anl Sharing 27] – Một Số Vấn Đề Cần Lưu Ý Khi Soạn Thảo Hợp Đồng

[ANL SHARING 27] – MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG

25 tháng 9 2024

SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
1. Khái quát
(a) Vai trò của người soạn thảo hợp đồng:

(i) Ghi nhận chính xác ý định, thoả thuận của các bên khi đàm phán hợp đồng.

(ii) Bảo đảm điều khoản hợp đồng đúng quy định pháp luật về nội dung và hình thức.

(iii) Bảo vệ lợi ích của các bên (thường là bên người soạn thảo cần bảo vệ lợi ích).

(iv) Hướng dẫn thực hiện hợp đồng một cách tốt nhất.

(v) Dự liệu rủi ro có thể xảy ra và hướng xử lý.

(b) Cách ghi nhận một giao dịch vào hợp đồng

(i) Cách 1: Xác định bản chất hợp đồng, loại hợp đồng và đối tượng của hợp đồng, tư đó xác định văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh, những điều khoản cơ bản/nội dung cần phải có trong hợp đồng.

(ii) Cách 2 (hợp đồng phức tạp hoặc chưa từng gặp): Cần tham chiếu ý kiến các bên liên quan, hiểu rõ mong muốn và yêu cầu đối với từng giai đoạn của hợp đồng.

(c) Cấu trúc của hợp đồng
Tham khảo cấu trúc cơ bản của một hợp đồng mua bán hàng hóa như dưới đây. Tuy nhiên cần lưu ý tuỳ theo từng loại hợp đồng mà có thể phát sinh thêm các điều khoản khác.

# Phần Nội dung
1



Mở đầu.

 

Ngày, tháng, năm; địa điểm
Thông tin chủ thể của hợp đồng
Bối cảnh của hợp đồng
Câu dẫn vào phần nội dung
2



Cấu trúc giao dịch



Đối tượng của hợp đồng
Giá và thanh toán
Giao hàng
Bảo hành
3

Khả năng viết mã và học thuật nâng cao

Quyền và nghĩa vụ các bên
Cam đoan và bảo đảm
4

Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục
Các sự kiện được xem là vi phạm hợp đồng
Biện pháp khắc phục
5





Các thoả thuận chung


Thông báo
Bảo mật
Phân bổ rủi ro
Giải quyết tranh chấp
Các nội dung khác

(d) Các bước soạn thảo hợp đồng

(i) Giai đoạn chuẩn bị

• Hiểu giao dịch, điều khoản thương mại, điều khoản pháp lý mà các bên đã thỏa thuận được
• Biết rõ khách hàng của mình và quyền lợi của khách mà mình cần bảo vệ
• Làm rõ với khách hàng về các yêu cầu đặc biệt, các quan ngại/lo lắng của khách hàng khi tham gia vào giao dịch,mức độ chi tiết, văn phong, giới hạn…
• Nắm rõ sơ đồ giao dịch và các mốc thời gian quan trọng

(ii) Giai đoạn soạn thảo

– Đối với trường hợp soạn thảo từ đầu:
• Suy nghĩ và chuẩn bị cấu trúc cơ bản của hợp đồng
• Cân nhắc tính logic của cấu trúc, cấu trúc phải phản ánh được trình tự mong muốn của giao dịch và các mốc thời gian quan trọng
• Liệt kê các điều khoản cơ bản của hợp đồng
• Tìm hiểu về thông lệ thị trường liên quan đến hợp đồng cần soạn thảo
– Đối với trường hợp soạn thảo dựa trên mẫu có sẵn:
• Tham khảo nhiều tiền lệ và mẫu hợp đồng nhưng không áp dụng mù quáng
• Lưu ý cơ cấu, tính logic, thuật ngữ, phong cách soạn thảo để phù hợp với giao dịch

(iii) Giai đoạn kiểm tra

• Đọc lại ít nhất hai lần trước khi gửi bản dự thảo hợp đồng cho khách hàng
• Kiểm tra tính thống nhất khi sử dụng thuật ngữ và từ/cụm từ được định nghĩa
• Cách viết có rõ ràng không? Có dễ gây hiểu lầm không?  Nhờ trợ giúp từ fresh minds
• Đánh số, đề ngày cho mỗi bản dự thảo để tiện cho việc theo dõi và cập nhật/sửa đổi theo ý kiến của khách hàng.
2. Phần mở đầu của hợp đồng
2.1. Ngày, tháng, năm và địa điểm
(a) Điều 401.1 BLDS2015: “Hợp đồng được giao kết hợp pháp có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc luật liên quan có quy định khác”
(b) Nếu các bên không có thoả thuận về điều kiện phát sinh hiệu lực của hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành không có quy định khác, ngày ghi ở câu mở đầu có thể là ngày có hiệu lực của hợp đồng.
2.2. Thông tin chủ thể của hợp đồng
(a) Cá nhân: Tên, CCCD (số, ngày cấp (ngày hết hạn), nơi cấp)
(b) Tổ chức: Tên, MSDN/MST, địa chỉ, đại diện – chức danh, văn bản uỷ quyền (optional)
(c) Lưu ý:

(i) Đại diện theo pháp luật: Kiểm tra Điều lệ (VD., cần chấp thuận của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên…)

(ii) Đại diện theo uỷ quyền: kiểm tra văn bản uỷ quyền (phạm vi uỷ quyền: loại giao dịch, hạn mức giao dịch, v.v.)

2.3. Bối cảnh của hợp đồng
Phần mô tả hoàn cảnh hợp đồng được ký kết hoặc ý định của các bên mong muốn thực hiện hoặc đạt được khi ký kết hợp đồng.
(a) Không nên lạm dụng phần bối cảnh cho các giao dịch đơn giản.
(b) Nên soạn bối cảnh cho cấu trúc giao dịch phức tạp, trong đó bao gồm nhiều giao dịch nhỏ hoặc hợp đồng phải được thực hiện trong thời gian tương đối dài.
2.4. Câu dẫn vào hợp đồng
(a) Có ý nghĩa kết nối phần mở đầu với phần tiếp theo của hợp đồng.
(b) Thông thường câu dẫn có dạng như: “Vì vậy, nay, các bên đồng ý ký kết hợp đồng với các điều khoản và điều kiện như sau:…”
2.5. Lưu ý khác
(a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ không phải nội dung bắt buộc, không ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng.
(b) Số của hợp đồng cũng không phải nội dung bắt buộc nhưng có ý nghĩa về khía cạnh quản lý, thực thi và lưu trữ đối với các bên ký kết.
3. Cấu trúc giao dịch của hợp đồng (hợp đồng mua bán hàng hóa)
3.1. Đối tượng của hợp đồng
(a) Người soạn thảo hợp đồng cần mô tả chi tiết, chính xác đối tượng của hợp đồng, thường có 02 cách:

(i) Cách 1: Mô tả trực tiếp loại hàng hoá tại điều khoản về đối tượng hợp đồng trong hợp đồng

(ii) Cách 2: Chỉ ghi tên loại hàng hoá, thông tin chi tiết sẽ quy định tại Phụ lục hợp đồng.

(b) Mô tả hàng hoá có thể gồm:

(i) Mô tả đặc tính vật lý

(ii) Mô tả đặc tính hoá, sinh

(iii) Mô tả kết hợp đặc tính vật lý và đặc tính hoá, sinh

(iv) Mô tả đặc tính kỹ thuật

(v) Mô tả kết hợp vật mẫu hoặc hình ảnh

(vi) Mô tả bằng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc tiêu chuẩn ngành

3.2. Giá và thanh toán

Chi tiết Lưu ý
Giá • Giá thoả thuận là giá cố định hay có thể điều chỉnh
• Dự liệu các tình huống dẫn đến thay đổi giá
• Đã bao gồm thuế GTGT và các chi phí khác chưa
Cần có liên kết giữa điều khoản về giá và đối tượng của hợp đồng:
• Giá và các chi phí liên quan: Chi phí bốc dỡ, vận chuyển, lưu kho bãi, etc.
• Giá và chất lượng hàng hoá
Thanh toán



• Số tiền thanh toán
• Chủ thể thanh toán
• Thời hạn thanh toán
• Phương thức thanh toán (một hoặc nhiều lần)
• Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc không dùng tiền mặt)


• Các vấn đề bảo lãnh liên quan đến thanh toán (Bên BL (thường là TCTD) thực hiện nghĩa vụ với bên còn lại);

Chậm thanh toán: Điều 306 LTM2005, Điều 11 Nghị quyết 01/2019/NQ-hợp đồngTP
Trường hợp bên vi phạm hợp đồng chậm thanh toán tiền hàng hay chậm thanh toán thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác thì bên bị vi phạm hợp đồng có quyền yêu cầu trả tiền lãi trên số tiền chậm trả đó theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian chậm trả, trừ trường hợp có thoả thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác”.
– Mức lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường của ít nhất 03 ngân hàng thương mại (Vietcombank, Vietinbank, Agribank,…)
• Hoá đơn bán hàng liên quan đến thanh toán: Điều 9.1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

3.3 Điều khoản giao hàng

# Chi tiết Lưu ý
Nội dung cơ bản



Nghĩa vụ giao hàng.

 

Điều 34.1 LTM2005

Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa

1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng

Thời điểm/thời hạn giao hàng Điều 37 LTM2005

Điều 37. Thời hạn giao hàng

  1. Bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thoả thuận trong hợp đồng.
  2. Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua.
  3. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng thì bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý sau khi giao kết hợp đồng.
Địa điểm giao hàng Theo thoả thuận của các bên, nếu không có thoả thuận thì xác định theo quy định pháp luật (Điều 35.2 LTM2005).
Chi phí giao hàng Cần thoả thuận nếu giá chưa bao gồm chi phí giao hàng
Nội dung mở rộng
 
Chứng từ kèm theo hàng hoá (Điều 42 LTM2005)



  • Chứng nhận xuất xứ hàng hoá (CO)
  • Chứng nhận chất lượng (CQ)
  • Phiếu xuất kho
  • Hoá đơn GTGT
Hướng dẫn giao hàng
  • Hướng dẫn bảo quản, vận chuyển hàng hoá
  • Hướng dẫn đóng gói hàng hoá
Thông báo trước khi giao hàng (Không phải nội dung bắt buộc trong hợp đồng)

  • Hình thức thông báo
  • Nội dung thông báo
Kiểm tra hàng hoá
  • Giai đoạn trước khi giao hàng
  • Giai đoạn kiểm tra khi nhận hàng BB giao tại địa điểm nhận hàng
  • Cách thức kiểm tra hàng hoá
Vấn đề liên quan đến nhận hàng
  • Người đại diện nhận hàng
  • Biên bản giao nhận hàng hoặc biên bản ký xác nhận (không đồng nghĩa với việc Bên mua chấp nhận chất lượng hàng hoá)
  • Trả hàng và bồi thường thiệt hại (Thời hạn khiếu nại: Điều 318 LTM2005)
  • Biện pháp khắc phục:
  • BM cho BB khắc phục (Điều 41 LTM2005)
  • BM trả hàng lại cho BB
  • BM tạm ngừng thanh toán (theo thoả thuận Các Bên)
  • BB bồi thường thiệt hại (nếu có) (Điều 303, 303, 304 LTM2005)
3

Khả năng viết mã và học thuật nâng cao

Quyền và nghĩa vụ các bên
Cam đoan và bảo đảm
4

Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục
Các sự kiện được xem là vi phạm hợp đồng
Biện pháp khắc phục
5





Các thoả thuận chung


Thông báo
Bảo mật
Phân bổ rủi ro
Giải quyết tranh chấp
Các nội dung khác

3.4 Bảo hành hàng hoá

(a) Cần thoả thuận rõ trong hợp đồng các vấn đề liên quan đến bảo hành như:

    • Loại hàng hoá thuộc diện bảo hành
    • Những lỗi nào sẽ được bảo hành
    • Thời gian bảo hành
    • Thời điểm phát sinh việc bảo hành hàng hoá

(b) Nghĩa vụ bảo hành hàng hoá (Điều 49 LTM2005)

  1. Trường hợp hàng hoá mua bán có bảo hành thì bên bán phải chịu trách nhiệm bảo hành hàng hoá đó theo nội dung và thời hạn đã thỏa thuận.
  2. Bên bán phải thực hiện nghĩa vụ bảo hành trong thời gian ngắn nhất mà hoàn cảnh thực tế cho phép.
  3. Bên bán phải chịu các chi phí về việc bảo hành, trừ trường hợp có thoả thuận khác.

4. Thoả thuận thương mại quan trọng khác của hợp đồng

4.1 Cam đoan và bảo đảm; Quyền và nghĩa vụ các bên

Cam đoan và bảo đảm Quyền và nghĩa vụ các bên
  • Có thể là của bên này với bên còn lại hoặc là của các bên với nhau.
  • Nội dung tuỳ thuộc vào giao dịch trong hợp đồng (thông thường các bên cam đoan với nhau về tính chính xác của thông tin/sự kiện nhất định).
  • Hậu quả của vi phạm Cam đoan và Bảo đảm.
  • Trường hợp Q&NV đã được lồng ghép trong từng điều khoản của hợp đồng thì điều khoản về Q&NV nên quy định nội dung chưa đề cập.

Lưu ý: Không nên dùng cụm từ “chịu trách nhiệm” vì có thể gây nhầm lẫn như là chế tài, hậu quả pháp lý bất lợi mà một bên phải gánh chịu.

4.2 Vi phạm hợp đồng và biện pháp khắc phục

# Nội dung Lưu ý
Vi phạm hợp đồng
  • Là việc một bên không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ theo thoả thuận giữa các bên hoặc theo quy định của Luật này (Điều 3.12 LTM2005).
  • Thông thường gồm
    (i) Vi phạm cơ bản là sự vi phạm hợp đồng của một bên gây thiệt hại cho bên kia đến mức làm cho bên kia không đạt được mục đích của việc giao kết hợp đồng (Điều 3.13 LTM2005); và
    (ii) Vi phạm không cơ bản.

Cần dự liệu các vi phạm trong hợp đồng nhằm tránh rủi ro cho KH:

  • Cách 1: Trao đổi với KH (những trường hợp bên còn lại khiến mong muốn của KH không đạt được thì được xem là vi phạm hợp đồng).
  • Cách 2: (hợp đồng phức tạp) Nhờ KH kể lại yêu cầu, tiến trình thực hiện hợp đồng để nắm bắt mục đích và lường trước rủi ro.
Biện pháp khắc phục
  • Sự kiện kích hoạt biện pháp khắc phục (i) Có hành vi vi phạm hợp đồng; (ii) Có thiệt hại thực tế xảy ra; (iii) Có mối quan hệ nhân quả
  • Các biện pháp khắc phục phổ biến:
    (i) Buộc tiếp tục thực hiện hợp đồng (Điều 297 LTM2005);
    (ii) Yêu cầu BTTH (Điều 302, 303, 304, 305 LTM2005)
    (iii) Yêu cầu thanh toán lãi chậm thanh toán (Điều 306 LTM2005);
    (iv) Tạm ngừng thực hiện hợp đồng (Điều 308 LTM2005)
    (v) Đình chỉ thực hiện hợp đồng (Điều 310, 311 LTM2005);
    (vi) Huỷ bỏ hợp đồng (Điều 312, 313, 314 LTM2005)
    (vii) Biện pháp do các bên thoả thuận: Phạt vi phạm (Điều 300, 301 LTM2005)

Soạn thảo chế tài phù hợp với hành vi vi phạm;
Cân bằng lợi ích giữa các bên

5. Thoả thuận chung

5.1 Thông báo

Trường hợp gửi thông báo Xác định thông báo đã được gửi
  • Sửa đổi bổ sung hợp đồng
  • Giao – nhận hàng
  • Một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng
  • Một bên thuộc trường hợp miễn trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng
  • Tạm ngừng, đình chỉ, huỷ bỏ hợp đồng
  • Thời hạn hợp đồng; Gia hạn hợp đồng; tranh chấp
  • Thoả thuận khi nào thông báo được xem là đã được gửi/nhận.
  • Tuỳ thuộc vào hình thức trao đổi thông tin:
    1. Thư điện tử (email) hoặc tập tin dữ liệu diện tử
    2. Qua đơn vị bưu chính, chuyển phát

 

5.2 Bảo mật

  1. Đối tượng, các thông tin cần bảo mật: có thể là thoả thuận trước khi ký hợp đồng; tất cả thông tin trong hợp đồng.
  2. Chủ thể bảo mật thông tin: Chủ thể của hợp đồng; chủ thể khác (người lao động, nhân viên công ty, v.v….)
  3. Thời gian bảo mật thông tin: Thời hạn cụ thể hoặc trong suốt và sau khi hợp đồng chấm dứt/hết hạn.
  4. Trách nhiệm khi vi phạm điều khoản về bảo mật thông tin: Quy định chế tài nếu vi phạm, gây thiệt hại thì phải BTTH.
  5. Loại trừ trách nhiệm bảo mật thông tin: Một số trường hợp luật định hoặc theo thoả thuận các bên, bên tiết lộ thông tin được miễn trừ trách nhiệm.

5.3 Phân bổ rủi ro

# Nội dung Lưu ý
1. Sự kiện bất khả kháng
  • Là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép (Điều 156.1 BLDS2015).

Xảy ra một cách khách quan sau khi các bên đã giao kết hợp đồng

Không thể lường trước được

không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép

Nguyên nhân dẫn đến vi phạm hợp đồng

  • Hậu quả pháp lý:
    • Bên vi phạm phải thông báo và nêu rõ thời hạn thông báo trong hợp đồng (Điều 294 LTM2005)
    • Các bên có thể thoả thuận: kéo dài thời hạn, từ chối thực hiện hợp đồng (Điều 296 LTM2005)
    • Bên vi phạm được miễn trách nhiệm và có nghĩa vụ chứng minh (Điều 295 LTM2005)
Người soạn thảo có thể kết hợp phương pháp định nghĩa và phương pháp liệt kê sự kiện bất khả kháng.
2. Hoàn cảnh thay đổi cơ bản       Điều 420 BLDS2015

1. Hoàn cảnh thay đổi cơ bản khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Sự thay đổi hoàn cảnh do nguyên nhân khách quan xảy ra sau khi giao kết hợp đồng;

b) Tại thời điểm giao kết hợp đồng, các bên không thể lường trước được về sự thay đổi hoàn cảnh;

c) Hoàn cảnh thay đổi lớn đến mức nếu như các bên biết trước thì hợp đồng đã không được giao kết hoặc được giao kết nhưng với nội dung hoàn toàn khác;

d) Việc tiếp tục thực hiện hợp đồng mà không có sự thay đổi nội dung hợp đồng sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên;

đ) Bên có lợi ích bị ảnh hưởng đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép, phù hợp với tính chất của hợp đồng mà không thể ngăn chặn, giảm thiểu mức độ ảnh hưởng đến lợi ích.

•      Hậu quả pháp lý: Bên có lợi ích bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại hợp đồng trong một thời hạn hợp lý.

Trong quá trình đàm phán sửa đổi, chấm dứt hợp đồng, Toà àn giải quyết vụ việc, các bên vẫn phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ của mình theo hợp đồng, trừ trường hợp có thoả thuận khác.

(Điều 420.4 BLDS2015)

 

5.4 Giải quyết tranh chấp

# Phương thức Nội dung
1 Thương lượng Phương thức nên được các bên ưu tiên; Hầu hết hợp đồng đều quy định phương thức GQTC bằng thương lượng
2 Hòa giải Hoà giải giữa các bên do một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được các bên thỏa thuận chọn làm trung gian hoà giải.

(Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hoà giải thương mại)

3 Cơ quan tài phán theo thoả thuận của các bên Toà án nhân dân:

Tránh quy định cụ thể TAND có thẩm quyền GQTC đối với trường hợp không được lựa chọn theo BLTTDS (Điều 40 BLTTDS2015).

Trọng tài thương mại:

  • Thoả thuận trọng tài trong hợp đồng hoặc thoả thuận riêng (văn bản hoặc hình thức khác tương đương văn bản (Điều 16 Luật TTTM2010).

Thoả thuận trọng tài cần nêu rõ: Tên của tổ chức trọng tài thương mại; Số lượng trọng tài viên; Ngôn ngữ trọng tài; Địa điểm GQTC

5.5 Các nội dung khác

  1. Luật điều chỉnh và ngôn ngữ áp dụng
  2. Tính độc lập của điều khoản
  3. Điều khoản chuyển giao hợp đồng
  4. Sủa đổi hợp đồng
  5. Từ bỏ quyền
  6. Số bản của hợp đồng